Primeiramente, precisamos entender o significado de um ‘’projeto’’, segundo a PMI, (Project Management Institute), o projeto é um esforço temporário realizado para criar um produto ou serviço.
A gestão de projetos é fundamental para o sucesso da empresa e das suas atividades como um todo, por conta disso, especialistas desenvolvem novas técnicas para gerenciar prioridades e desempenho de equipes. O PMBOK funciona como um guia para os gestores de projeto.
O GUIA PMBOK (Project Management Body of Knowledge) indica as melhores práticas para gerenciamento de projeto, ou seja, padroniza tudo o que pode ser aplicado a fim de tornar os processos mais produtivos através de práticas, ferramentas e técnicas para gestão.
O que é PMBOK?
É um guia que foi desenvolvido para centralizar algumas boas práticas no gerenciamento de projetos. O PMBOK é constantemente revisado pelo PMI (Project Management Institute) e já conta com 7 edições.
A função do PMBOK é contribuir com os gestores durante o planejamento e execução de um projeto, indicando as práticas mais eficientes que já foram comprovadas por gerentes de projetos ao redor do mundo.
O PMBOK também é uma ferramenta que traz inovação para o seu negócio, seja por meio da implementação de um novo processo ou pela adaptação de um setor que atualmente não trabalha com toda sua capacidade.
Porque PMBOK não é considerado uma Metodologia?
O PMBOK não é uma metodologia aplicável a qualquer projeto, pois em todo caso existem particularidades, como um objetivo e um planejamento para alcançá-lo.
Trata-se apenas de uma coletânea de melhores práticas de mercado que reúne diferentes conhecimentos para o gerenciamento de projetos. Contudo, por ser tão importante, acabou se transformando em um padrão que serve de fonte de inspiração para a maioria das metodologias existentes.
Onde aplicar o PMBOK?
Aplicar o PMBOK na prática, ajuda os gestores a encontrarem o norte dos projetos, indicando os melhores caminhos a serem percorridos.
É um guia aplicável em todo projeto, seja na criação de um novo produto, na construção de um espaço, no desenvolvimento de campanhas e sites ou até na organização de um evento.
Todo projeto deve contar com um responsável pelo gerenciamento das práticas e ferramentas definidas para execução.
Quais benefícios do PMBOK?
Com os conhecimentos do PMBOK, o responsável pela gestão do projeto consegue alinhar melhor suas ideias aos objetivos.
Isso ajuda na construção de um planejamento com atividades padronizadas, melhorando o fluxo de informações, diminuindo os riscos, aumentando os lucros, o controle dos prazos e contribuindo para redução das despesas.
Existem outros pontos-chave na gestão do projeto beneficiados pelo PMBOK.
Melhoria no fluxo de comunicação:
Estabelecer um processo e gerenciá-lo de perto por meio de reuniões diárias, semanais e mensais, definindo pautas e expectativas de resultados, fará com que a equipe trabalhe em um único propósito e mantenha uma comunicação assertiva para manter a estratégia alinhada.
Aumento da produtividade:
Basicamente, o PMBOK ajuda a produzir mais, pois padroniza os processos buscando que sejam mais eficientes e de maior qualidade.
Com o planejamento, há uma diminuição dos erros e dos retrabalhos, dando origem a uma atuação mais eficiente e ágil. Além disso, planejar um projeto contribui para que não ocorram erros relacionados a imprevistos e mudanças que prejudicam o cronograma ou os custos do projeto.
Pelo fato de seguir um planejamento com tarefas bem definidas para cada um na equipe, existe uma integração maior entre os envolvidos, a qual fica motivada em buscar o sucesso do projeto. Para o gestor, se torna mais fácil delegar e acompanhar o andamento das tarefas.
Controle sobre o andamento do projeto:
Com base no escopo criado para o projeto é possível acompanhar as atividades de cada participante, analisando suas entregas e os resultados, bem como cada etapa do desenvolvimento.
Isso só é possível quando o projeto parte de um planejamento, dessa forma o que funciona muitas vezes só como um documento, passa a ser mais efetivo e funcional.
Aumento da previsibilidade:
O PMBOK serve como um mapa para o projeto. Graças a ele, podemos identificar tudo o que vai ou deve acontecer em termos de custo, tempo e qualidade.
Adotando as boas práticas do guia, é possível se antecipar e reduzir os riscos quanto a mudanças que podem ocorrer durante a execução de um projeto, bem como as causas de cada imprevisto.
Aumento da satisfação dos clientes:
O cliente se beneficia quando há melhorias no planejamento e execução do projeto, alinhando as expectativas ao desempenho final.
Isso resulta em um projeto bem-sucedido e o cliente se mantém satisfeito com a sua entrega, aumentando a chance de um novo contato de venda no futuro. É importante incluir no planejamento do projeto, uma etapa para follow-ups, a fim de coletar informações sobre a entrega e definir os pontos que podem ser melhorados.
Qual importância do PMBOK para sua Empresa?
Uma empresa tem sua rotina composta de projetos, e gerenciá-los de maneira assertiva exige organização e um processo padronizado, para que todos os projetos sigam a mesma linha e a boa performance possa ser repetida com constância.
O PMBOK não serve como um passo a passo para gestão de projetos, deve ser usado como referência e adaptado para o seu ambiente empresarial, pois cada empresa pode desenvolver sua própria metodologia baseada nas boas práticas indicadas no guia.
Os conceitos podem ser introduzidos nos processos mais simples que fazem parte do cotidiano de sua empresa, como a criação de um novo produto ou a gestão dos setores que protagonizam as atividades da empresa.
Diretamente o PMBOK é responsável pelo bom desempenho dos gestores e pelos resultados alcançados pela empresa. Lembre-se que a implantação da estratégia pode levar tempo e deve envolver todos da equipe que participarão dos projetos.
Relação entre PMBOK e Sistema ERP:
Tendo em vista que o PMBOK é um guia que indica as melhores práticas de gerenciamento de projetos, incluindo as ferramentas para gerenciá-los, encontramos uma ligação com os sistemas voltados à gestão de empresas, também conhecidos como sistema ERP.
Um sistema ERP tem o objetivo de colaborar na gestão de uma empresa e não somente de um projeto, embora isso também esteja incluso, pois, através do ERP é possível obter relatórios e indicadores de um determinado projeto, mesmo que ele ainda esteja em andamento.
Suponhamos que o desafio da sua empresa é controlar o estoque, e isso acarreta em atrasos nos prazos de entrega, custos desnecessários com transporte e matéria-prima e no fim de tudo, resulta na perda de vários clientes que somavam ao seu faturamento.
Quando finalmente identificado o problema, um projeto nasce com objetivo de realizar uma gestão de estoque eficiente. Nesse caso, um sistema de gestão auxilia por automações de inventários, definição de estoque mínimo, relatórios de rotatividade dos produtos, organização do armazenamento através de WMS e assim por diante.
Nesse contexto fica claro que muitas vezes as ferramentas são primordiais para o gerenciamento de projetos. No comercial, por exemplo, estruturar um funil de vendas pode ser o seu desafio, enquanto seu objetivo é vender mais, ao definir as ferramentas, poderia incluir um CRM para acompanhamento das negociações.
Entendeu a ligação de um PMBOK com as ferramentas de gestão? Elas terão grande responsabilidade no sucesso de seus projetos.
Conclusão:
Entretanto, o PMBOK se mostra essencial para o gerenciamento de projetos, os quais podem ser melhor mensurados e coordenados através das ferramentas definidas na etapa de planejamento.
Aplicável a qualquer negócio, o gestor deve estar atento às padronizações e automações possíveis no processo, visando aumentar a produtividade da equipe e potencializar os resultados da empresa.
