Investir em tecnologia na pandemia foi um grande desafio da maioria das empresas que foram pegas de surpresa com o fechamento dos locais físicos e início do isolamento social.
Em março de 2020 foi instaurada a pandemia do COVID-19, e a Organização Mundial Da Saúde, maior órgão regulatório da saúde no Brasil e no mundo, ordenou que as empresas mandassem seus funcionários para casa e comércios fecharam suas portas.
Isso gerou um grande baque financeiro no cenário brasileiro, que já não era um dos melhores. Mas, além da perda do dinheiro, muitas empresas sofreram com o novo estilo de trabalho que não foi adaptável para todos.
Portanto, vamos abordar um pouco sobre a importância de se investir em tecnologia mesmo em um cenário pandêmico, juntamente com dicas de sistemas e aplicações que podem facilitar a sua rotina e a da sua equipe que ainda permanece em home office.
Privilégios concedidos pela tecnologia no home office
Sabemos que o estilo de trabalho remoto não foi fácil para ninguém, a maioria das pessoas foram surpreendidas com o anúncio do distanciamento social e precisam transformar os seus lares em seus locais de trabalho.
Porém, empresas que optaram por investir em tecnologia neste cenário, desfrutaram de benefícios como:
Redução de custos
Vamos imaginar que uma indústria de papelão ondulado precisou colocar toda a área financeira em regime remoto, por mais assustador que isso possa parecer no início, gera uma grande economia para a empresa.
Com grande parte dos funcionários em suas casas, a empresa não precisa se preocupar com vale transporte, energia da empresa ou o consumo de água, pois sabe que a maioria dos funcionários não farão uso por não estarem presencialmente na empresa.
Otimização de tempo
Quando se possui a tecnologia necessária e a oportunidade de se trabalhar de casa, o funcionário acaba economizando um grande tempo que pode ser gasto para se dedicar a outros projetos ou até mesmo descansar um pouco mais.
Se um despachante em Londrina gasta duas horas para chegar até o seu trabalho, no regime home office ele pode usar essas duas horas para se dedicar a outras coisas.
Isso gera mais qualidade de vida e produtividade para seus colaboradores.
Facilidade de gestão
Por mais que algumas pessoas ainda questionem essa questão, é ainda mais fácil acompanhar as atividades e a produção de seus funcionários por meio de um sistema de gestão dentro da sua própria casa.
É possível que o líder do departamento de marketing de uma empresa especializada em assistência técnica aquecedor a gás, monitore as batidas de pontos e processos realizados pelos seus colaboradores.
Muitos líderes não gostam de fazer isso presencialmente com medo de que os funcionários vejam e se sintam controlados por sua liderança, de sua casa é possível fazer isso sem que ninguém veja com o objetivo de auxiliar seus liderados caso ocorra algum problema.
Mais intimidade com sua equipe
Com o isolamento social, percebemos como a presença dos amigos e colegas fazem falta na rotina de trabalho. Aquela alegria em compartilhar algo com o amigo do lado e já receber o feedback imediatamente não existem mais no cenário do home office.
Porém, esse problema conseguiu ser solucionado por meio das videoconferências por plataformas como o Zoom e Google Meet.
Todos os colaboradores conseguem se reunir, abrir suas câmeras e microfones para ter uma interação ao vivo e a cores.
O time de comunicação interna de uma empresa de decapagem de gancheiras, por exemplo, consegue matar um pouco da saudade do convívio presencial com seus colegas por meio dessas reuniões onlines.
É uma maneira de aumentar ainda mais a intimidade e a comunicação entre todos da equipe.
Fazendo com que cada um entenda que o outro está passando pelo mesmo momento e juntos, podem se ajudar e continuar mantendo uma boa relação mesmo de longe.
Segurança
Quando falamos de segurança no ambiente do home office, nos referimos tanto a segurança física quanto a segurança dos dados de cada funcionário.
Assim como uma empresa que realiza limpeza de grades, faz o serviço também com o intuito de trazer mais segurança para seus clientes, é necessário se preocupar tanto com a segurança física quanto a mental de cada funcionário.
Um funcionário que trabalha em regime remoto, consegue deixar a sua saúde e a da sua família em segurança, pois sem sair de casa ele possui menos chances de contrair o COVID-19 e colocar a sua vida e a de sua família em risco.
Por outro lado, com a ajuda de sistemas como o armazenamento em nuvem, conseguimos deixar em segurança os dados e as informações pessoais de cada funcionário da equipe.
Normalmente, quando um colaborador realiza o seu login na máquina da empresa dentro de sua casa, e essa por outro lado não possui um sistema de segurança, as chances dos dados serem vazados e roubados são grandes.
Por isso, a tecnologia dentro do home office também garante a integridade dos dados do funcionário.
Se informações como essas forem vazadas por falta de cuidado da empresa, isso pode acarretar em sérios problemas para ela.
Como investir em tecnologia no home office?
Essa é uma pergunta que a maioria das pessoas fazem e fizeram quando o home office foi instaurado no país em março de 2020.
Entendemos que isso pode parecer um bicho de sete cabeças, mas com algumas dicas o processo torna-se mais simples.
Por isso, selecionamos algumas para te ajudar a entender um pouco mais sobre o assunto e o inspirar a trazer inovações para os seus colaboradores. Confira:
Ofereça bons equipamentos
Quando um funcionário começa a trabalhar em home office, ele precisa de equipamentos e ferramentas boas que o permita trabalhar de forma confortável e tranquila.
Se uma assessoria contábil para prestadores de serviços adere ao regime remoto, é preciso equipá-los com equipamentos que serão muito usados no dia a dia deles, como:
- Computadores;
- Mouses;
- Teclado;
- Touchpads;
- Fones;
- Carregadores.
Esses equipamentos ajudam a rotina a ser mais prática e acessível para seus colaboradores, aumentando a produtividade deles.
Uma boa conexão de internet
Sabemos que uma boa conexão de internet faz a diferença na rotina de qualquer pessoa.
Por exemplo, se um usuário deseja encontrar uma clínica estética Taboão da Serra no Google e vê que a internet trava e não apresenta de forma rápida os resultados, ele provavelmente desistirá da procura.
Por isso, converse com seus funcionários e verifique como qual a qualidade do pacote de internet que eles possuem e tente, até mesmo, realizar uma parceria com a empresa para que ela tente pagar metade do valor de um pacote melhor para seus usuários.
Com isso, a produtividade dos colaboradores será ainda maior e a rotina cada vez mais otimizada e prática, sem problemas em relação a conexão para atrapalhar o dia a dia deles.
Sistema online de nuvem
O sistema de nuvem é muito usado por diversas pessoas e pode ser um grande aliado da sua equipe, principalmente, em home office.
Esse sistema armazena todos os dados e informações de uma equipe e permite que apenas pessoas autorizadas tenham acesso.
Um dos mais conhecidos é o Google Drive, que armazena diversas informações e dados e só pode ser acessado perante autorização do criador da pasta, permitindo que somente os funcionários tenham acesso.
Isso gera ainda mais praticidade e acessibilidade, fazendo com que cada funcionário consiga realizar a sua tarefa de maneira rápida, sem precisar que o colega verifique uma informação primeiro para ele ter acesso ao que deseja depois.
Ferramentas de gestão
Uma boa gestão é necessária em qualquer tipo de empresa, seja ela adepta ao home office ou que ainda trabalham de forma presencial, como uma empresa de jardinagem.
Ferramentas de gestão ajudam líderes e gerentes a coordenarem de maneira mais assertiva e personaliza o processo de cada equipe e o desenvolvimento de cada colaborador.
É necessário fazer a gestão não apenas dos processos e dos resultados, mas também das pessoas, afinal de contas são elas que fazem com que os resultados cheguem para sua empresa.
Algumas das ferramentas que podem te ajudar são:
- PM Canvas (Project Model Canvas);
- Six Sigma;
- Ciclo PDCA;
- Matriz BCG;
- Modelo OBZ;
- People Analytics.
Faça videoconferências regularmente
Já mencionamos anteriormente a importância e os benefícios das videoconferências com a sua equipe, pois além de criar um melhor relacionamento entre os funcionários, elas são provas de como a tecnologia avançou e se tornou presente em nossas vidas.
Com elas, podemos nos comunicar com quantas pessoas quisermos, de qualquer lugar e a qualquer momento, com apenas um aparelho dispositivo ou conexão à internet.
Considerações finais
A tecnologia veio para revolucionar diversos campos do meio profissional e pessoal, trazendo novas maneiras de se entreter, de se comunicar e de trabalhar.
Investir em tecnologia é uma prova de inovação, adaptação e mudanças, não importa onde seja.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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