Ainda que pareça difícil, a emissão de notas fiscais em clínicas é algo realmente simples. E vale destacar que como em qualquer outro segmento, ela é obrigatória.
No entanto, é importante dizer que para isso é preciso contar com uma pessoa para realizar esse procedimento, afinal, é necessário se atentar a vários detalhes para preencher a NF corretamente.
Uma outra maneira é através da automatização da emissão de notas fiscais. Essa é uma forma, inclusive, de evitar erros humanos e até mesmo retrabalho.
Neste artigo, vamos mostrar como é feita a emissão de notas fiscais em clínicas, e como você pode deixar o processo ainda mais simples. Boa leitura!
Como é a gestão fiscal de clínicas?
A gestão fiscal de clínicas pode ser feita internamente ou então por um profissional terceirizado contratado para isso.
Todavia, independentemente da escolha, a emissão de notas fiscais geralmente é feita internamente. E por se tratar de uma prestação de serviços ela é realizada no site da prefeitura.
Isso quer dizer que o profissional médico precisa ter um cadastro na prefeitura do seu município para estar apto a emitir as notas fiscais.
É importante dizer também que para emiti-la é necessário ter um CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), bem como uma inscrição municipal ativa.
Outro detalhe muito importante é que você precisa ter o Certificado A1 ou A3. A diferença entre eles é a forma de armazenamento dos dados e o tempo de duração que possuem.
Quais são os tributos pagos por uma clínica?
Os tributos pagos por uma clínica médica depende muito do enquadramento tributário escolhido. Entretanto, o mais comum é o lucro presumido, no qual incide-se os seguintes impostos:
- IRPJ – Imposto de Renda Pessoa Jurídica;
- Cofins – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social;
- ISSQN – Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza;
- CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
- PIS – Programa de Integração Social.
Quando se opta pelo regime Simples Nacional, todas essas alíquotas são pagas em uma única guia chamada de DAS (Documento de Arrecadação Simplificado).
Entretanto, não é porque o Simples é um regime mais fácil de escolher que você pagará menos impostos. Por isso é fundamental fazer comparações.
Como deve ser a emissão de notas fiscais em clínicas?
Conforme dissemos, a emissão da nota fiscal em uma clínica é feita diretamente no site da prefeitura, sendo que cada um tem as suas próprias particularidades.
No entanto, de modo geral é preciso informar os dados do paciente, o local da prestação do serviço e discriminar qual foi o serviço prestado.
Também é necessário discriminar todos os impostos que foram repassados para o paciente, sendo que isso é feito através do Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBPT).
Você terá que inserir o CPF do paciente, e se o atendimento é feito para algum dependente dele, deve-se também informar o CPF dele.
Vale destacar que todas essas informações são utilizadas pela Receita Federal para cruzar e verificar dados, bem como declarações dos contribuintes.
Quais erros devem ser evitados em uma Nota Fiscal?
Quando a emissão da nota fiscal é feita manualmente, é comum surgir alguns erros. Um deles é o sistema da prefeitura estar fora do ar bem na hora da emissão.
Outro é o próprio colaborador preencher algum campo errado e por conta disso você ser obrigado a fazer uma carta de correção. Dentre os erros mais comuns que devem ser evitados estão:
- nome incorreto do paciente;
- endereço incorreto;
- prestação de serviços de forma errada;
- impostos preenchidos incorretamente.
Quando acontece algum desses erros você tem que corrigir a nota fiscal por meio de uma carta de correção, e perderá um grande tempo com isso.
Qual a melhor maneira de evitar erros na emissão de notas fiscais em clínicas?
Para evitar erros no momento de emitir uma nota fiscal em uma clínica, o melhor caminho é automatizar o processo de emissão de notas.
Isso facilita muito o dia a dia dos profissionais, bem como, reduz custo do seu consultório, uma vez que você não precisará ter uma pessoa só para fazer esse serviço.
Outro ponto interessante da automatização, é que se o site da prefeitura estiver com problema bem na hora, a NF entra em uma fila de espera, e é emitida assim que o problema for corrigido.
Portanto, não é necessário entrar no site a todo momento para ver se o problema já foi solucionado, o que evita o estresse e até mesmo desgaste do colaborador.
Quais as vantagens em automatizar a emissão de uma nota fiscal?
Há muitas vantagens em se automatizar a emissão de uma nota fiscal, mas a principal delas é que você reduzirá custos para o seu negócio.
Afinal, não precisará de um colaborador só para fazer isso, evitará a perda de tempo com o retrabalho na emissão, e terá muito mais agilidade em todo o processo.
Fora que as suas notas ficarão mais padronizadas, o que ajudará muito até mesmo na hora de levantar dados para elaborar as estratégias de marketing da sua clínica.
Vale a pena automatizar a emissão de notas fiscais em clínicas?
A automatização de notas fiscais em clínicas vale muito a pena. Pois, essa é uma forma de garantir mais padronização, evitar retrabalho e reduzir custos.
No entanto é válido destacar que há muitas opções de sistemas no mercado, e você precisa encontrar aquele que realmente atende às suas necessidades.
Um dos pontos a se avaliar é se o sistema se integra com o site da sua prefeitura. Outra questão é em relação ao seu próprio manuseio.
Quando o software é mais leve e intuitivo, fica mais fácil treinar o colaborador que vai manuseá-lo. E isso representa, inclusive, menos custos para a sua clínica.
Em resumo, a emissão de notas fiscais em clínicas não é complexa, mas quando se tem um grande volume diário de pacientes, é preciso automatizá-la para melhorar todos os seus processos.
Este artigo foi escrito pelo autor convidado Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFE.io, que oferece uma API para emitir e gerenciar notas fiscais automaticamente. A NFE.io é um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas repetitivas, contribuindo para que você ganhe tempo e diminua gastos.
