As empresas dos novos tempos devem investir fortemente em Telecom, tanto na telefonia quanto em dados. O motivo é simples: vivemos em mercado digital, onde as comunicações precisam ser as mais rápidas e eficientes possíveis. Em questão de segundos, milhares de clientes estão decidindo por produtos e serviços em uma malha de comunicação de alta qualidade – sites, redes sociais, atendimentos telefônicos eletrônicos e automação digital de primeiro contato.
Todo esse investimento tem grandes objetivos:
- Atender um consumidor que está cada vez mais conectado à internet e exigente quanto à rapidez em decidir por suas compras;
- Redução de custos com viagens e atendimentos presenciais;
- Estar na vanguarda tecnológica, que contribui para a imagem da empresa no mercado, não só para clientes, mas também para parceiros comerciais e investidores.
Atingir esses objetivos em Telecom não é simples, são muitos os atores, processos e controles necessários, além dos investimentos tecnológicos – que precisam ser aproveitados da melhor forma.
Analisando o dia a dia, não é difícil e nem demorado perceber a quantidade de controles e focos de administração que a Telecom da sua empresa precisa ter, em especial com os fatores críticos que podem causar os maiores gastos desnecessários – gerando prejuízos para o negócio. Vamos falar dos principais agora.
Sua empresa faz uma Gestão de Telecom?
A Gestão de Custos é um conjunto de estratégias, ferramentas e ações com o objetivo de dar a maior visibilidade possível aos gastos e, com isso, permitir uma administração eficiente de toda a cadeia.
Essa gestão baseia-se em alguns pontos fundamentais:
- Visibilidade e gestão absoluta do inventário de Telecom – equipamentos, linhas e contratos;
- Contratações de serviços em perfeito alinhamento com as necessidades de funcionários e áreas;
- Política corporativa de conscientização do uso;
- Uso de ferramentas de controle e gestão de Telecom;
- Auditorias periódicas.
Com uma Gestão de Telecom, sua empresa pode isolar eventos indesejados com mais rapidez, interpretar as causas com mais segurança e decidir por melhorias com maior eficiência. É uma forma de administrar que atinge, principalmente, as maiores causas de gastos.
Quais são as maiores causas dos altos gastos com Telecom nas empresas?
Confira a lista:
1 – Perfis de uso defasados ou inadequados
Cada funcionário tem necessidades específicas de uso de telefonia e dados, e ela deve ser dimensionada em um plano de consumo que impeça as tarifas extras e também não pague mais do que necessário pela franquia.
É um trabalho complexo, feito por cada área e deve ser permanente, pois a competição entre as operadoras é acirrada e provoca constantes quedas de preços com planos novos – e esses devem ser sempre o foco da revisão de perfis.
Junto a este trabalho de manter os perfis de consumo atualizados, está o de gestor de contratos firmados com os fornecedores. O ponto principal deles é a duração: sendo de longo prazo, eles engessam a sua empresa para buscar novos parceiros justamente com a dinâmica de preços que é praticada.
O ideal é buscar os menores contratos possíveis para dar as vantagens imediatas – ou com cláusulas de rescisão que não desestimulem o rompimento.
2 – Falta de uma política de conscientização do uso
Telefonia, em especial, é um gasto que depende muito da forma como o funcionário atua. Por esse motivo, é preciso que cada um tenha a consciência do melhor uso possível.
Não usar para ligações particulares que a franquia não cubra, fazer ligações internacionais fora do horário de menor custo sem a concordância prévia e a falta de conhecimento dos limites da linha que está usando, são os principais problemas que, isoladamente parecem pequenos, mas representam um custo considerável no final do mês.
É indispensável criar na empresa uma mentalidade de uso consciente para que os excessos e erros de uso não prejudiquem o resultado da empresa e a todos por consequência.
3 – Não usar os recursos de tecnologia embarcada nos aparelhos
A tecnologia pode ser nossa maior aliada em todas as operações nos dias de hoje e, especialmente, no uso de alternativas de menor custo.
Como exemplo, hoje em dia milhares de empresas, especialmente as pequenas e médias, usam a versão business do Whatsapp, que tem mais funcionalidades para a comunicação com clientes, e essa é uma das possibilidades de reduzir muito o custo com ligações – o impacto do aplicativo na franquia de dados é ínfimo.
Essa versão pode ser implementada em todos os aparelhos móveis e permitir também uma comunicação mais ágil – e documentada – com clientes e fornecedores.
Existem outras ferramentas como o Skype, o Zoom e o Telegram que podem ser instalados gratuitamente – e sem implicação legal – e a redução de custos é sentida também com viagens nas empresas com filiais e visitas a clientes – fazendo reuniões pelo celular.
4 – Ausência de uma ferramenta de gestão
Telecom é um custo com múltipla gestão – consumo, faturas, perfis, contratos, inventário, investimentos – e que exige uma ferramenta com qualidade para que todas as informações e controles estejam reunidos em um único lugar, com interação e troca de dados.
Isso evita os controles paralelos em planilhas e documentos que não se falam adequadamente e não há uma centralização que permita que todos os gestores e a direção olhem a Telecom da empresa com toda a visibilidade necessária.
O TEM (Telecom Expense Management) é uma solução amplamente conhecida no mercado e de fundamental importância para fazer a gestão de custos fixos e variáveis de Telecom da forma mais abrangente e eficiente possível, com riqueza de detalhes de toda a cadeia de consumo.
Assim, sua empresa pode analisar os custos (muitos em tempo real) e tomar decisões mais rápidas para solucionar ocorrências, evitando assim a continuidade do problema e do desperdício.
5 – Falta de conferência e auditoria das faturas
Muitos gestores não têm o tempo – e às vezes a paciência – para conferir as faturas da equipe ou não tem alguém com essa responsabilidade. O resultado: gastos com erros de cobrança das operadoras, muitos deles contínuos – produtos que não foram contratados são o melhor exemplo.
Na fatura corporativa, os erros podem se esconder num movimento de consumo grande. Por esse motivo, é importante ter um processo de conferência e auditoria. O software TEM possui a funcionalidade de carregar as faturas eletronicamente no sistema, comparar com as condições contratadas e apontar divergências.
Assim, o processo de auditoria e reclamação de ressarcimento fica mais eficiente e mais rápido. E pode representar um retorno de dinheiro considerável para o caixa da empresa.
Nesse artigo, procuramos mostrar como a sua empresa pode estar perdendo muito dinheiro em Telecom com algumas situações que podem ser resolvidas com medidas simples. Assim, os custos caem e até valores indevidos podem ser recuperados.
A NSB é especialista em apresentar resultados e tecnologias que dão visibilidade e proporcionam maior performance de gestão para o seu negócio. Uma empresa com soluções integradas, que oferecem em tempo real e com inteligência, os indicadores de performance que trarão riqueza de informação, redução de custos e controle para sua empresa.
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